Was Sie bei der Planung der nächsten (Vereins)feier wissen sollten
Vereinsfeier, Sportfest, Spielfest – Veranstaltungen bzw. Feiern in geselliger Runde gehören für viele zu den Highlights des Jahres. Denn oft locken die Feiern mit einem attraktiven Rahmenprogramm. Beispiele dafür sind Vereinswettbewerbe, Public Viewings von Fußballspielen, kulinarische Köstlichkeiten und/oder Live-Musik. Doch hinter dem Spaß für die Besucher steckt immer ein großer organisatorischer Aufwand für den Veranstalter. Den nimmt dieser auch nicht ohne Grund auf sich: Eine gelungene Veranstaltung kann beispielsweise die Verbesserung des Images, die Stärkung des Zusammenhalts oder auch finanzielle Erträge bewirken.
Definition der Ziele
Solltet ihr eine Feier organisieren wollen, ist die erste wichtige Frage: „Welches Ziel möchten wir damit erreichen?“. Denn die Definition des Ziels bestimmt die weitere Planung. Möchte man beispielsweise Einnahmen in die Vereinskasse spülen, wählt man gegebenenfalls höhere Preise an der Getränketheke als bei einer reinen Image-Veranstaltung.
Hat man ein klares Ziel formuliert, gilt es die Art und den Umfang der Veranstaltung zu planen. Eine eintägige Veranstaltung, mit dem Highlight eines Fußballspiels am Nachmittag unterscheidet sich von einem mehrtägigen Turnier mit vielen Gastvereinen. Bedenken sollte man unbedingt auch die Zielgruppe. Denn eine Veranstaltung für Erwachsene ist anders zu organisieren als ein Kinderfest. Schlafgelegenheiten für Gastvereine, alkoholische Getränke für Erwachsene oder ein Programm für Kinder sind nur einige Beispiele für das wichtige Kriterium der zielgruppenspezifischen Planung.
Den Kalender im Blick
Ein weiteres essenzielles Kriterium ist die Auswahl des Termins. Ein Fußballturnier im Freien in den kalten Monaten wird weniger Zuspruch finden als im Frühling oder im Sommer. Außerdem sollte man ein Auge darauf haben, wann andere Veranstaltungen in der Nähe stattfinden und Überschneidungen vermeiden. Zudem macht es Sinn, einen Termin außerhalb der Urlaubs- und Ferienzeit zu wählen.
Hat man auf all diese Fragen eine Antwort, sollte man grob den Andrang abschätzen. Wie viele Menschen erscheinen maximal zur gleichen Zeit? Dies ist ein wichtiger Gradmesser für die Wahl des Austragungsorts. Gibt es bei der Stadt oder im Verein eine passende Location? Eine Sportanlage mit Sanitäranlagen, Strom und fließendem Wasser? Oder eine Stadt-/Eventhalle? Steht einem die Location kostenlos zur Verfügung oder muss Miete entrichtet werden?
Freiwillige Helfer vor!
Gelingen kann eine Veranstaltung nur im Team. An dieser Stelle gilt es herauszufinden, wer wann zur Verfügung steht. Der Dienstplan kann verschiedene Aufgaben vorsehen: Speisen und Getränke vorbereiten und verkaufen, das Programm leiten usw. Eltern oder Vereinsmitglieder sind oftmals bereit, solche Aufgaben unentgeltlich zu übernehmen. Hierbei sollten die Aufgabenbereiche vorher klar festgelegt und die Anzahl notweniger Personen ermittelt werden. Dafür ist ein vorbereitendes Treffen aller Beteiligten, um den Dienstplan persönlich zu besprechen, ideal.
Sponsoren anwerben
Zuletzt stellt sich leider die ungeliebte Finanzierungsfrage. Wer trägt die Kosten für das Ereignis? Selbst wenn der Event das Ziel hat, Einnahmen zu generieren, müssen einige Dinge vorher bezahlt werden. Mit Überzeugungsgeschick (und etwas Glück) lassen sich Sponsoren an Land ziehen. Regionale Unternehmen sind oftmals bereit, Veranstaltungen zu unterstützen, sei es in Form von Verpflegungsspenden oder Bargeld. Apropos: Keine Würstchenbude kommt ohne Wechselgeld aus. Sprecht dafür einfach eure Bank oder Sparkasse an.
Wir wünschen viel Erfolg und viel Spaß beim Feiern!
