Home Office – ideale Lösung zu Zeiten Coronas?
Während sich das Coronavirus immer weiter in Deutschland, Europa und der Welt ausbreitet und immer strengere Maßnahmen zur Eindämmung beschlossen werden, muss für viele Unternehmen der Betrieb möglichst aufrechterhalten werden, um Liquiditätsengpässe und Langzeitfolgen zu minimieren. Einige Unternehmen setzen daher darauf, Ihre Mitarbeiter im Home Office arbeiten zu lassen. Dadurch verringert sich die Ansteckungsgefahr sowohl für die weiterhin im Betrieb Arbeitenden, als auch für die Mitarbeiter zu Hause. Viele Arbeitnehmer machen nun erste Erfahrungen mit Home Office. Beachten Sie jedoch: ein generelles Recht auf Home Office, auch während der Corona-Krise, besteht nicht. Wenn nicht anders im Arbeitsvertrag vereinbart, muss der Arbeitgeber dies also genehmigen. Das unerlaubte Fernbleiben von der Arbeitsstätte aus Sorge vor einer Ansteckung kann demnach zu einer Abmahnung führen. Sollten Sie ebenfalls noch kein routinierter Home Officler sein, helfen Ihnen die folgenden Tipps und Erfahrungen vielleicht weiter.
Übersicht
1. Home Office Einrichtung
1.1. Das E-Mail Postfach
1.2. Zugriff auf betriebsinterne Server von Zuhause aus
1.3. Zugänge zu externen Portalen, Social Media Kanälen und Co.
1.4. Schreibtischausstattung für das Home Office
2. Sicherheitsregeln und -tipps für das Home Office
2.1. W-LAN-Router schützen
2.2. Sicherheitsupdates installieren
2.3. Neuen Benutzer erstellen
2.4. Backups
1. Home Office Einrichtung
Je nach Berufsfeld, müssen einige Vorkehrungen getroffen werden, um den Heimarbeitsplatz richtig nutzen zu können. Dies umfasst sowohl technische Maßnahmen, ebenso aber auch typische Büroausstattung wie Locher, Tacker, Stempel und Schreibwaren.
1.1. Das E-Mail Postfach
Kommunikation zwischen Kollegen, mit den Kunden, Partnern oder Lieferanten per E-Mail gehören für viele Arbeitnehmer zu den täglichen Aufgaben. Daher ist die Möglichkeit von Zuhause aus auf seine Mails zugreifen zu können besonders wichtig. Je nach Anbieter lässt sich dies jedoch meist mit wenigen Klicks auf einem Notebook oder sogar Smartphone einrichten bzw. per Browser nutzen. Eine Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an die private Mailadresse sind, wenn kundenbezogene Daten enthalten sind, aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht gestattet.
1.2. Zugriff auf betriebsinterne Server von Zuhause aus
Viele Angestellte benötigen für ihre täglichen Aufgaben den Zugriff auf betriebsinterne Server oder die betrieblich genutze Cloud. Zweiteres ist in der Regel unkomplizierter was die den Zugang von Zuhause aus betrifft, da Clouds ortsunabhängig genutzt werden können. Für die Server gilt: Ein sogenannter VPN-Tunnel bzw. eine VPN-Verbindung kann sicherstellen, dass eine sichere Verbindung zwischen Ihnen und dem Unternehmen entsteht. Sprechen Sie bezüglich der Einrichtung am besten hierzu mit einem Kollegen aus der IT-Abteilung.
1.3. Zugänge zu externen Portalen, Social Media Kanälen und Co.
Einige Arbeitnehmer nutzen täglich externe Portale wie z.B. Amazon Vendor Central oder verwalten die Social Media Accounts ihres Unternehmens. Da diese in der Regel über den Browser aufgerufen werden, genügt es, wenn Sie sich die Passwörter notieren und die zwei-Schritt-Verifizierung einrichten. Ganz egal für wie sicher Sie Ihre Passwörter halten, selbst das beste Passwort kann geknackt werden. Deshalb ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung so wichtig. Hierbei braucht es neben dem Passwort einen sogenannten zweiten Faktor, um sich einzuloggen. In den meisten Fällen handelt es sich um einen Code, welcher per SMS oder Telefon zugestellt wird. Mit diesem Code können Sie, in Kombination mit dem Kennwort, einen sicheren Login gewährleisten und sich vor Hackerangriffen schützen.
1.4. Schreibtischaustattung für das Home Office
Rechnungen schreiben, Aufträge und Angebote erstellen und bearbeiten gehören zu den Routinetätigkeiten in der Verwaltung und fallen täglich an. Was Sie für diese Aufgaben benötigen erscheint vielleicht banal, könnte aber auch aus diesem Grund übersehen oder vergessen werden. Neben einem Drucker benötigen viele von Ihnen möglicherweise noch diverse Stempel, einen Locher, ein Heftgerät, Klebeband-Abroller und Schreibutensilien.
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2. Sicherheitsregeln und -tipps für das Home Office
Neben bereits angesprochenen sicheren Passwörtern und der Zwei-Faktor-Authentifizierung gibt es noch weitere Maßnahmen, die es Ihnen ermöglichen möglichst sicher im Home Office zu arbeiten.
2.1. W-LAN-Router schützen
Ein ungeschütztes Netzwerk bietet jedem, der sich in der Nähe befindet, Zugriff auf das eigene WLAN. Dies sollte auch Abseits vom Home Office vermieden werden, da dies von Dritten missbraucht werden könnte. Versehen Sie den Zugang zum Netzwerk mit einem möglichst sicheren Passwort und sehen Sie eher davon ab, das Passwort auf der Unterseite des Routers zu nutzen.
2.2. Sicherheitsupdates installieren
Cyber-Kriminelle nutzen oft Schwachstellen aus, die kürzlich entdeckt wurden. Sie gehen davon aus, dass viele Nutzer ihre Software nicht auf dem aktuellsten Stand haben. Zögern sie deshalb notwendige Updates nicht heraus. Besonders Browser, Betriebssystem, Office- oder PDF-Software sollten immer up to date sein. Gleiches gilt für den Router und andere Geräte, die mit dem Netzwerk verbunden sind.
2.3. Neuen Benutzer erstellen
Falls Sie Ihr eigenes Notebook nutzen oder das geschäftliche für private Zwecke genutzt werden darf, sollen Sie dennoch getrennte Benutzerkonten erstellen. Sollte das Notebook Ihnen gehören, ist es empfehlenswert, wenn Sie dem geschäftlichen Benutzer keine Admin-Rechte erteilen, um das Risiko von Datendiebstahl zu minimieren. Ebenfalls empfehlenswert ist die Nutzung von verschiedenen Browsern für privates und geschäftliches.
2.4. Backups
Daten können verloren gehen oder der Laptop könnte plötzlich nicht mehr funktionieren – es gibt viele Gründe weshalb Sie wichtige Dokumente und Dateien auf einem externen Speichermedium wie z.B. einem USB-Stick oder einer externen Festplatte sichern. Am sichersten ist es, wenn Sie die Dateien zusätzlich verschlüsseln. Mit BitLocker und VileFault bieten Apple und Microsoft Ihnen bereits integrierte Lösungen hierfür.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Beitrag weitergehelfen konnte. Bleiben Sie gesund!
